Redaktør og værtinde: Bettina Prühs
Gæst: Rie Helmer, journalist, kommunikationsrådgiver og ekspert i virtuelle relationer
Find os også på facebook:Godt Arbejdsliv, HR viden og HR viden Forum
Læs flere artikler om trivsel, stress og ledelse på Godtarbejdsliv.dk/blog
Virtuelle møder: hvordan bliver de et tilvalg?
I denne podcast diskuterer Rie Helmer og Bettina Prühs, hvordan vi kan gøre virtuelle møder til en nyttig del af vores værktøjskasse, og et værktøj vi hiver frem efter behov, også når det bliver mere legitimt at mødes fysisk igen.
Virtuelle møder handler om, at du skal brænde igennem skærmen, få folk til at føle sig i gode hænder og få dit budskab igennem
Hvornår det virtuelle møde er det gode valg
Distancen ved det virtuelle møde er godt og skidt. Når det bliver et reelt valg at tage dette værktøj i brug, så overvej at bruge det virtuelle møde:
- når relationen ikke kræver stor tillid
- når fleksibilitet er mere værdifuld
- når nervøsiteten skal sænkes
- når teamet stadig sidder spredt geografisk
Er I trænet til at holde møder i det virtuelle møderum?
Det virtuelle møde kræver mere forberedelse for at få høj værdi.
Forbered derfor jeres møder:
- hvilket (ene!) emne skal mødet handle om?
- hvordan skal det afvikles?
- hvem skal deltage ? (og hvorfor)
- hvem faciliterer mødet ?
- hvordan struktureres mødet?
- hvad skal det ende med?
Bordet rundt skal nedlægges!
Det virtuelle format stiller større krav til fastholdelse af deltagernes opmærksomhed. Det gør “bordet rundt” øvelsen til ren gift for mødes værdi. Hvis du alligevel vil benytter det virtuelle møde til at få opdatering fra dit team, så stil et helt konkret spørgsmål du vil have svar på, så
- du ikke spilder de andres tid
- din medarbejder har mindre fokus på at gøre sig lækker, men bare svare kort og præcist på et afgrænset spørgsmål
- ingen når at falde i søvn i den alt for lange runde
Skru ned for ironien og op for de visuelle signaler, når I skal mødes online
Lav nogle virtuelle spilleregler og skab gerne et sprog der gælder især for jeres team: hvordan arbejder vi sammen på denne måde? hvordan signalerer vi til hinanden? hvordan sørger vi for at undgå misforståelser?
Hvad er jeres virtuelle lov?
Aftale nogle spilleregler der gør det sværere at misforstå hinanden og sætter forventningerne til hinanden
Nogle af vores anbefalinger til spilleregler :
- Lav et navneopråb
- Vi bruger altid kamera når vi mødes i den mindre gruppe
- Alle deltager aktivt
- Spørg hvis du er i tvivl
- Vær inkluderende og bevidst om, at det er modtageren der bestemmer om din kommunikation har fungeret
- Gør plads i kalenderen til debriefing og transporttid mellem møderne
Det vi taler om i denne podcast:
Filmen med George Clooney, hvor han gør det vi ikke vil anbefale: Up in the air
Indlæg i Berlingske tidende fra Rie Helmer:
Newsflash: Det er ikke coronas skyld, at dit onlinemøde er elendigt
Har du iøvrigt revideret jeres mødekultur for nyligt? Dette indlæg er skrevet i 2017, men pointerne omkring mødekulturrevision er stadig absolut brugbare. Hvad end du skal holde møderne virtuelt eller fysisk, så ryd op i mødekalenderkulturen først!